FLEX OFFICE / OPEN SPACE : Parlons en vraiment ! : le rapport enterré par l’Exécutif

FLEX-OFFICE / OPEN SPACE Parlons en vraiment !

Alors que les RH organisent des pseudos concertations pour parler de la hauteur et du nombre de box disponibles, les vraies questions que nous devrions nous poser sur l’impact de la généralisation du Flex dans un environnement en OPEN SPACE, sur les individus, le collectif et l’organisation du travail ne sont pas abordées.

Et pourtant, vos élus CGT ont obtenu une expertise agréée sur ce sujet … mais l’Exécutif a tout naturellement décidé d’enterrer ce rapport ! La CGT vous livre donc en résumé et en exclusivité les conclusions du rapport SYNDEX.

Au commencement était le CHSCT : le 9 juillet 2021, le CHSCT de la Région-Ile-France a été consulté sur un projet d’extension en Flex office. Les représentants du personnel CGT ont demandé une expertise pour évaluer les risques de dégradation pour la santé physique et mentale des salariés dans ce cadre et dans un environnement en espace ouvert (OPEN SPACE.) Et c’est pas fini : la CGT a demandé un CHSCT extraordinaire qui se tiendra le 21 juin prochain. A l’ordre du jour : « Mise en œuvre de la généralisation du Flex-office : présentation des déménagements envisagés et calendriers, du macro-zoning et du micro-zoning pour tous les espaces de travail, calcul des densités par agent, prise en compte des facteurs de risques et des recommandations de l’expertise Syndex (novembre 2021) dans un plan de prévention dédié. ». Nous verrons bien si les RH veulent passer outre les recommandations du cabinet Syndex !

Flex : les  4 enjeux

• Trouver une place
• Trouver une place avec ses collègues/équipe
• Trouver une place avec les équipements adaptés à l’exercice de son activité et aménager sa place pour une ergonomie au poste.
• Avoir sa place, dimensions symboliques

1. Trouver une place

l’inadéquation entre nombre de places disponibles et le nombre de salariés présents peut entrainer un stress au quotidien. Même si des options de débordements sont possibles (ex: box), elles nuisent à la bonne réalisation de la coordination du travail. Par ailleurs, la concentration de l’effectif en télétravail sur un petit nombre de jours dans la semaine, où tout le monde est là,  accentue le phénomène. En OPEN SPACE on constate également une augmentation du bruit sur l’espace, du fait :

• D’un taux d’occupation plus élevé des postes par rapport à la situation actuelle
• D’un moindre respect accordé à l’entourage quand on n’est pas dans son équipe
• De l’expression d’une exaspération face à cette nouvelle organisation du travail
• De l’augmentation des mouvements sur l’espace liés à des déplacements vers des lieux de travail spécifiques

2. Trouver une place avec ses collègues/équipe :

Compte tenu des arrivées décalées le matin et de l’offre instantanée de postes libres, être avec et dans son équipe peut ne pas aller de soi. Les espaces annexes (box, bulles, etc…) ne résolvent qu’en partie, sur des temps spécifiques et fractionnés, le problème soulevé qui consiste à être ensemble. Cela interroge par ailleurs ce qui fait le collectif de travail : la régularité des échanges, la proximité de voisinage, la construction d’affinités électives, la construction des rapports sociaux…vont de pair avec la permanence du corps constitué et sa localisation dans l’espace.

3. Trouver une place avec les équipements adaptés à l’exercice de son activité :

plusieurs écrans, fauteuil spécifique, emplacement adapté aux pathologies (luminosité, bruit..) avec les mêmes contraintes lorsqu’il faut trouver « sa place à plusieurs ». En ce qui concerne les handicaps (RQTH), le traitement des postes est souvent spécifique et s’affranchit du Flex avec des postes réservés (fixes, voire nominatifs) et les équipements spécifiques nécessaires.

4. Avoir sa place, dimensions symboliques :

ne pas avoir sa place physiquement sur le lieu de travail interroge symboliquement sa place dans le collectif de travail, et plus globalement le sentiment d’appartenance à l’entreprise. Effets potentiels d’une dépersonnalisation des postes de travail :

• Isolement des collaborateurs et particulièrement des nouveaux
• Sentiment d’une déshumanisation du lieu de travail
• Sentiment de moindre reconnaissance et difficulté à développer une culture d’appartenance à l’entreprise
• Développement d’un sentiment de méfiance des collaborateurs vis-à-vis de l’entreprise qui inhiberait la prise de certaines décisions
• Démultiplication des mails pour tout, au détriment du collectif et de l’échange formel
• Détérioration des relations hiérarchiques : moindre recours, voire fuite vis-à-vis du management…

Les problématiques du flex ne doivent pas masquer celles des espaces ouverts 

Nos activités nécessitent tour à tour des besoins de calme et de concentration. Pour les plus sédentaires, les déplacements, l’usage du téléphone constituent pour tous un motif de dérangement. Ainsi, ce sont les variations entre les tâches d’interaction et les tâches de concentration qui distingue les métiers.. Pour d’autres ce sont les temps de réunion.

Le bureau individuel ou collectif (< = 4 postes) répond à la diversité des besoins. En bureau collectifs les possibilités de régulation entre collègues minimisent les contraintes et favorisent les possibilités d’une collaboration. Autant d’avantages que ne permet pas l’aménagement en espaces ouverts. Ce qui est présenté par les directions comme de nouvelles façons de travailler, plus collaboratives, avec une segmentation du travail sur des espaces appropriés (zone de concentration, téléphone …) implique un nomadisme interne sur les espaces de travail qui n’est pas véritablement choisi.

Les méfaits les plus éprouvés de l’OPEN SPACE qui participent à l’augmentation de la pression mentale sur les salariés :

• Bruit : échanges téléphoniques, intelligibilité des échanges verbaux, discussions entre collègues… En conséquence, on observe un usage de plus en plus fréquent de casques qui limitent les problèmes liés au bruit (fatigue, énervement, risque d’erreur, perte de productivité. Mais cela est peu compatibles avec la communication promue par ce type d’espace.
• Perte d’intimité : sentiment d’être soumis au regard de tous, d’être surveillé, peur du flicage. Se déplacer, aller aux toilettes, prendre sa pause, passer des coups de de téléphone… sont des actes livrés à l’observation des collègues et du supérieur hiérarchique.

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